Como abrir uma ONG: o passo a passo que eu explico a cada novo cliente

Que a Contabilidade é a linguagem da confiança para quem faz gestão de recursos de terceiros, doadores e órgãos de fomento — isso eu já disse antes, e repito sempre que um fundador me procura para abrir uma nova entidade. Mas há uma pergunta que vem logo depois do "meu Estatuto está pronto, e agora?": e a formalização, como funciona na prática? Como abrir uma entidade do Terceiro Setor: o passo a passo que eu explico a cada novo cliente

O Estatuto Social já é aquele documento que define a identidade, a missão e a governança da entidade — e sobre isso eu já escrevi em detalhe (veja "Estatuto Social do Terceiro Setor: pontos de atenção, composição mínima e a estrutura ideal para a primeira diretoria"). Mas o Estatuto pronto e aprovado em assembleia é só a primeira metade do caminho. A outra metade é a formalização perante Prefeitura, cartório e Receita Federal — e é aqui que a maioria dos fundadores se perde, porque ninguém explicou a eles, em ordem, o que vem antes do quê.

É esse roteiro que eu apresento aos meus clientes assim que o Estatuto está fechado. Ele serve tanto para quem está abrindo a entidade do zero quanto para quem está regularizando ou trocando de diretoria. 1. Viabilidade junto à Prefeitura: o primeiro filtro Antes de qualquer registro, a entidade precisa passar pelo teste de viabilidade municipal — é ele que confirma se o local informado pode, de fato, abrigar as atividades que a entidade pretende exercer.

Para abrir esse processo, eu peço dois pontos ao cliente:

• O endereço completo do local de funcionamento, incluindo o número do IPTU — sem isso, não é possível rodar o teste de viabilidade;

• A definição dos CNAEs, principal e secundários, que vão descrever as atividades da entidade.
  

Aqui entra um ponto que costumo reforçar bastante: o CNAE principal precisa refletir a atividade-fim declarada no Estatuto (educação, saúde, assistência social, meio ambiente, esporte etc.), mas nada impede — e em muitos casos é recomendável — incluir CNAEs secundários vinculados a outras frentes previstas no objeto social, inclusive atividades de prestação de serviços ou comércio, desde que a receita gerada sirva para sustentar financeiramente os projetos da entidade. É exatamente essa lógica de captação diversificada que eu recomendo já prever no próprio Estatuto.

Aprovada a viabilidade, o processo segue para a etapa seguinte: o DBE.

2. DBE — Documento Básico de Entrada

O DBE é o documento que formaliza, perante o CNPJ, o pedido de inscrição da entidade — é a "porta de entrada" administrativa antes do registro em cartório. Para gerá-lo, os dados mínimos que eu solicito são:

• Nome completo dos responsáveis legais e seus respectivos cargos (Presidente, Diretor, Administrador);

• E-mail e telefone que ficarão vinculados ao CNPJ da entidade.
  

Um detalhe operacional que sempre explico ao cliente: o DBE tem prazo de validade limitado a partir da emissão, então não vale a pena antecipar essa etapa se o registro em cartório ainda vai demorar — o ideal é sincronizar os prazos para não ter que reemitir o documento. 3. Registro em cartório: presencial ou pelo ONRTDPJ

Com o DBE deferido, os documentos seguem para registro em cartório. Hoje, esse registro pode ser feito de duas formas:

• Presencialmente, no cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas mais próximo da sede da entidade; ou

• Digitalmente, pelo portal do ONRTDPJ — o Operador Nacional do Registro de Títulos e Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas, instituído pela Lei nº 14.382/2022 e regulamentado pelo Provimento CNJ nº 139/2023, que hoje integra o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP) e conecta os cartórios de todo o país a um fluxo digital único.

Na prática, a via digital tem acelerado bastante esse trâmite — mas nem todo cartório aceita todas as ferramentas de assinatura, e é aí que mora o próximo ponto de atenção.

Quem assina, e com quê

Esse é o detalhe que mais gera retrabalho quando não é bem explicado antes:

• O Presidente da entidade, um Diretor e o advogado responsável devem assinar digitalmente com certificado dentro do padrão ICP-Brasil — normalmente o e-CPF, ou por meio do e-Notariado ou de plataformas de assinatura eletrônica homologadas;

• Os demais membros podem assinar pela ferramenta vinculada ao gov.br, sem necessidade de certificado pago ou por meio de plataformas que oferece assinatura eletrônica de documentos. Com ela, é possível assinar digitalmente qualquer tipo de documento, como contratos e acordos, com validade jurídica, que suporta diferentes tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada (ICP-Brasil), garantindo que o signatário seja identificado de forma segura e que o conteúdo do documento permaneça íntegro.
  

Observação: o representante legal /e ou diretor preferindo utilizar o certificado para facilitar os procedimentos junto ao cartório, o investimento para aquisição do E-CPF é entre R$ 100,00 a R$ 150,00. Documentos para abertura ou regularização de mandato

A lista que eu uso como checklist com o cliente, para não faltar nada na hora de protocolar:

• Requerimento;

• Edital de convocação;

• Ata da assembleia;

• Lista de presença;

• Estatuto Social (apenas na abertura);

• Termo de posse (na abertura ou na renovação de mandato);

• Certidão Negativa de Denominação* (CND) de nome empresarial (apenas na abertura);

• Viabilidade (Prefeitura) e DBE (Receita Federal);
  

Observação: A Certidão Negativa de Denominação* é o documento que confirma que o nome empresarial escolhido para a abertura do CNPJ está livre para uso. Ela garante que não existe outra entidade social registrada com o mesmo nome, sendo exigida pelo cartório para validar a criação da nova entidade.

Concluído o trâmite cartorial e não havendo pendências, o processo segue para conclusão no Módulo de Administração Tributária (MAT), junto à Receita Federal, para a formalização definitiva do CNPJ.

4. Depois do CNPJ: habilitações e licenças

Com o CNPJ ativo, a entidade já pode iniciar os processos de habilitação para emissão de notas fiscais e os cadastros junto à Prefeitura e à Secretaria da Fazenda estadual. Para isso, normalmente é necessário adquirir um certificado digital e-CNPJ A1 — investimento que costuma valer a pena desde já, porque esse certificado também é usado depois na rotina contábil e fiscal da entidade.

Na maior parte dos casos, as atividades do Terceiro Setor são consideradas de baixo risco e a aprovação municipal costuma ser tranquila. Ainda assim, dependendo do CNAE e do tipo de atividade (funcionamento de espaço físico com público, por exemplo), pode ser necessário obter licenças e alvarás específicos — situação em que oriento o cliente a buscar apoio especializado para reunir a documentação exigida junto à Prefeitura e ao Corpo de Bombeiros. Por que eu insisto em explicar esse fluxo assim, passo a passo

Quando um fundador entende a lógica por trás de cada etapa — e não só a lista de documentos — ele passa a lidar com o processo de formalização como parte da governança da entidade, e não como um obstáculo burocrático isolado. E isso importa: a mesma organização que documenta corretamente sua abertura tende a ser a que presta contas com mais clareza depois, na hora de captar recursos, disputar um edital ou buscar uma certificação como o CEBAS.

A recomendação que deixo para quem está começando esse processo agora: alinhe a viabilidade e os CNAEs com o que está descrito no Estatuto antes de protocolar qualquer coisa, reúna com antecedência os documentos de identificação dos responsáveis e do advogado, e trate os prazos do DBE e do cartório como parte de um único cronograma — não como etapas independentes. Isso evita retrabalho e reduz sensivelmente o tempo entre a assembleia de fundação e o primeiro CNPJ ativo.

Elias Braga — Contador especialista em Contabilidade para o Terceiro Setor | Philanzo Contabilidade

Referências

BRASIL. Conselho Nacional de Justiça. Provimento nº 139, de 1º de fevereiro de 2023. Regulamenta o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp) e institui o Operador Nacional do Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas (ON-RTDPJ). Disponível em: https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/4921. Acesso em: ago. 2026.

BRASIL. Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), arts. 44 e 53 a 61 (associações). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm. Acesso em: ago. 2026.

BRASIL. Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014 (Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil — MROSC). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l13019compilado.htm. Acesso em: ago. 2026.

BRASIL. Lei nº 14.382, de 27 de junho de 2022. Institui o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (Serp). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/lei/l14382.htm. Acesso em: ago. 2026.

BRASIL. Receita Federal do Brasil. Instrução Normativa RFB nº 2.119, de 6 de dezembro de 2022. Dispõe sobre o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e o Documento Básico de Entrada (DBE). Disponível em: http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=127567&visao=compilado. Acesso em: ago. 2026.